Posta elettronica e PEC sul posto di lavoro

Al giorno d’oggi saper scrivere bene una mail rappresenta spesso lo spartiacque tra il trovare un’occupazione e rimanere invece a spasso. Quella via posta elettronica rappresenta infatti oramai una forma di comunicazione di base imprescindibile per ogni tipo di attività, dalla libera professione al lavoro autonomo e passando, ancor di più, per i lavori d’ufficio dove nella propria postazione come minimo c’è un PC ed un telefono. La gestione della posta elettronica in ambito lavorativo, pur tuttavia, non segue gli stessi canoni dei messaggi e-mail che si inviano ad amici e parenti.

Ci sono di norma delle regole da rispettare a partire da quella che prevede, per ogni e-mail che deve essere inviata, l’inserimento in copia conoscenza (CC) dell’indirizzo di posta elettronica del proprio superiore. Inoltre, fermo restando che i messaggi devono essere privi di errori di forma e/o di errori grammaticali, il tono dell’e-mail deve essere definito in base alla natura del destinatario visto che si possono ad esempio spedire messaggi al collega di un altro ufficio oppure all’esterno, per esempio al commercialista, ad un cliente oppure ad un fornitore. Da evitare è inoltre l’abuso della mail aziendale, ovverosia l’invio di messaggi contenenti richieste non autorizzate, oppure l’invio di messaggi a parenti ed amici che nulla hanno a che fare con le nostre mansioni.

Inoltre, se al posto della Pec si utilizza la posta elettronica, dopo aver impostato il messaggio, prima di inviarlo è bene sempre chiedersi se inviarlo o meno con l’opzione relativa alla ricevuta di ritorno. In tal caso riceveremo la conferma che il messaggio è stato aperto, anche se non è detto che sia stato letto nella sua interezza.

Così come è utile inviare i messaggi di posta elettronica con il salvataggio di una copia del messaggio nella cartella posta inviata in modo tale da avere sempre uno storico completo sulla posta elettronica gestita. Ed ancora, se la natura del messaggio lo richiede, oltre alla ricevuta di ritorno per il messaggio si può anche impostare la priorità alta. In questo modo il destinatario potrà subito capire che si tratta di una comunicazione urgente o per la quale si richiede comunque una risposta in tempi brevi.

Quando invece si inviano messaggi con la casella di posta elettronica certificata (Pec) occorre fare attenzione e distinzione sulle due ricevute, quella di accettazione e quella di avvenuta consegna con quest’ultima che è quella che garantisce che l’invio ed il recapito siano andati a buon fine.